ミスを減らす!効果的なチェックリストの作り方

チェックリスト 画像

アナタは、チェックリストを使ったことがありますか?

おそらく利用したことがないという人はいないでしょう。

学校や職場で、大事な資料を確認するときに使いますもんね。

チェックリストは、漏れ抜けを確かめるときに大変役立ちます。

使わなければ損とも言えるくらいに。

ミスが多くて困っている方は、この際利用してみましょう!

チェックリストの有用性

チェックリストはミスを減らすのに役立つ?

どれだけ注意していても、人間の注意力には限界があります。また、正しい知識を持っていたとしても、その知識を正しく利用できるとは限りません。特に慌てているときなどは、手順をうっかり忘れることがあります。

そんなときに、人間の限界を補いミスを減らしてくれるのがチェックリストです。チェックリストは、一つのミスが大事故に繋がりかねない、建築業界や航空業界で使われています。

チェックリストを使うとミスが減る理由

チェックリストの役割は二つあります。一つ目は人間の注意力と記憶力を補うこと。二つ目は手順をしっかり確認することです。人間は完璧ではないので、切羽詰まった状況では、当たり前のことでさえ忘れてしまいます。

手順をうっかり忘れてしまったり、手順を省いても大丈夫だろうと雑にチェックを行ってしまえば、いつか大きな事故に繋がります。問題を未然に防ぎ、私たちを守ってくれるのがこのチェックリストです。

チェックリストの種類と用途

チェックリストには、仕事をした後に、なすべきことがなされたか確認する「行動のち確認」と、作業内容を確認しながら手順をこなす「読むのち行動」の2種類があります。

「行動のち確認」は検品チェック、「読むのち行動」は料理のレシピが当てはまり、それぞれ用途に沿って使い分けることが必要です。

絶対にミスの許されない状況で、人によって判断に誤りが出やすい仕事があるなら、チェックリストを使ってみるのもいいでしょう。

チェックリストの作り方

効果的なチェックリストを作成したいなら、下記の流れに沿うと良いです。

チェックリストの作り方① 開発

まず最初に決めるのは、チェックリストを使う目的です。何のためにチェックリストを使うのか、作り始める前にはっきり決めておきましょう。項目は

チェックリストの項目
  • 見逃される可能性が高く、必須である
  • 見逃しを防ぐ手立てが不十分である
  • 具体的な行動を促すものである
  • 声に出して確認できるものである
  • チェックを行うことによって改善できるものである

に絞って決めます。

また、仕事のミスを減らしたいのであれば、コミュニケーションを改善させる項目を加えたり、チームメンバー全員に、チェックリストの作成に参加してもらうことが大切です。

チェックリストの作り方② 起草

今度はチェックリストのフォーマットや使い方について決めていきます。

チェックリストのフォーマット
  • 1ページに収める
  • 色の使用は最小限に抑える
  • 文字の色は濃く、背景の色は薄くする

チェックリストの使い方
  • チェックリストを使うタイミングを設定する
  • チェック項目は、1つのタイミングに対して9項目まで
  • 作成日または更新日を記しておく

次の点にも注意して作成しましょう。

作成時の注意点
  • 簡単な言葉でわかりやすく書く
  • 目的に沿ったタイトルを付ける
  • シンプルかつ論理的にまとめる

実際にチェックリストを使う人が負担にならないよう、気を付けて作成することが大切です。

チェックリストの作り方③ 検証

チェックリストができたら、今度は実際に使ってみましょう。

実際に利用して確認しなければいけない点は

チェックリスト使用時の確認ポイント
  • 仕事の流れを妨げていないか
  • チェックリストの確認に時間がかかりすぎていないか
  • 手遅れになる前に問題を探知できるか

です。

チェックリストは、何度もテストを繰り返しながら、改良して利用していくことが大切です。

チェックリストの活用事例

飛行機のコクピット内

飛行機のコクピット内では、パイロットがあらゆることに対応できるよう、たくさんのチェックリストが使われています。

例えば、エンジンをかける前、滑走路に移動する前など「平時」に利用するチェックリスト。警告灯が転倒したり、副操縦士が倒れたときなど「非常時」に利用するチェックリスト。

パイロットは、一つのミスが死人を出すことに繋がるので、様々なチェックリストを作成し、正しい判断ができるよう準備しています。

あの有名な「ハドソン川の奇跡」も、チェックリストが大きな力となりました。

人工呼吸器の患者

人工呼吸器の患者は、口内の分泌物が気管に入るのを防ぐため、ベッドを30度以上に傾けたり、胃潰瘍を防ぐために制酸薬を使用します。

これらに対してチェックリストを利用した結果、人工呼吸器の患者が不完全な治療を受ける確率は70%から4%まで下がり、肺炎の発生確率も25%下げられました。

チェックリストを作成することで、医師と看護師は安定したケアができるようになり、ICU(集中治療室)の滞在日数が半分になっています。

結論:チェックリストは使うべき

「人間の記憶力と判断力は不確かで、そのことを認識しなければ死人が出る」と、パイロットは航空学校入学時から叩き込まれるそうです。

アナタも、死人を出さないにしても、仕事でミスはしたくないですよね?

チェックリストは、人間の能力を補完してくれます。

ぜひ、あなたもこれからチェックリストを使ってみてください。

そのときあなたは、チェックリストの力に驚くことになるでしょう。

参考書籍

アナタはなぜチェックリストを使わないのか?

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です