せっかく時間をかけてマニュアルを作成したのに、誰にも使われずクソの役にも立たなかったという悲しい経験をお持ちの方はいらっしゃいませんか？
わざわざ時間を割いて作ったマニュアルが、見ずらい使いずらいと放置され、挙句の果てに存在すら忘れられているというところも少なくはないでしょう。
ここでは、そんな経験をしなくて済むように、マニュアル作成の目的と作成時のコツについて紹介していきます。
目次
マニュアル作成のメリット
そう思っているあなた、考え方が甘いです。
マニュアルには大切な役割があります。ぜひメリットを理解して作成してみましょう。
仕事の質を均一化できる
マニュアルで一番大事なことは、誰がやっても同じ結果を出せるということです。人によって仕事の質が変わることなく、いつでも同じ質の業務をこなせるようになります。
あの人は丁寧に仕事をするのに、あの人は雑だし結果もあまり良くないなあなんてこともなくなります。
特定の人しか知らないノウハウは、早めにマニュアル化して共有した方が良い結果を生むでしょう。
抜けや漏れなどのミスを事前に防げる
マニュアルを作成する過程で、まず最初に必要になるのが「業務の見える化」です。
業務の見える化(業務内容を最初から最後まで明確化)ができれば、今、そしてこれから何をすべきかが分かるようになり、抜けや漏れなどのミスがかなり少なくなります。
当然、抜けや漏れなどのミスが減れば、ミス後の対応にかける時間も少なくなり、時間に余裕が生まれます。
自分のやるべき仕事に集中できる
「抜けや漏れなどのミスを事前に防げる」「誰がやっても同じ結果を出せる」ということは、最終的に「自分がその業務をやらなくても問題ない」ということに繋がります。
特に、仕事が多すぎて時間がないという方は、業務のマニュアル化を推し進めるべきです。
誰でもできるようにマニュアルを作成し、同僚なり部下なりにその仕事を任せられれば、自分が本当にやるべき仕事に集中できるようになります。
マニュアルを取り入れた結果
「マニュアル化を進めると本当に結果が出るのか？」と思われた方もいると思います。
当時無印良品の社長だった松井忠三(まついただみつ)さんは、『無印良品は、仕組みが9割』という本の中で、2001年に38億円の赤字を出していた無印良品を、先輩や上司の背中を見て育つ”経験至上主義”から、業務の見える化を徹底した”マニュアル”にシフトさせたことで、最終的には経常利益で186億円を達成したことを紹介しています。
また同著では、マニュアルを作成する前の無印良品では”経験”を重視しすぎたため、「仕事のスキルやノウハウを蓄積する仕組みがなかったので、担当者がいなくなったら、また一からスキルを構築し直さなければなかった」とも語っています。
マニュアル作成のコツ
「へえ、凄いなあ！」
と思ったあなた、実はあなたもマニュアルを作ることができます。
ここからはマニュアル作成のコツを紹介します。
- 業務の流れを明確化する
- 仕事の意味・目的を確認する(何、なぜ、いつ、誰が行うのかなど)
- どうすればいいのかを再現できるように書く
業務の流れを明確化する
「業務の流れを明確化」することは、役に立つマニュアルを作成するためには欠かせません。
自分が取り組んでいる業務内容を最初から最後まで見える化し、マニュアル化するうえで抜けや漏れが出ないよう注意しましょう。
業務を見える化できれば、やるべきことが明確になり、動き出しがスムーズになります。
仕事の意味・目的を確認する
人間は面倒くさがりな生き物です。いくらマニュアルに手順が載っていても、その作業をやる意味が分からなければ、手順を飛ばしたくなってしまいます。
手順を飛ばされてしまえば、業務の質を保障することができなくなり、結果として役に立たないマニュアルと判断されかねません。
「役に立つ」マニュアルを作成するためにも、仕事の意味や目的ははっきりさせておきましょう。
どうすればいいのかを再現できるように作る
役に立つマニュアルというものは、新人社員がそのマニュアルを読んでベテラン社員と同じような動きができなければいけません。
そのために、ベテランの視点や手の動きなどを、文章だけでなく図や写真を入れて第三者でも分かるようにしましょう。
マニュアルを読んで全員同じ動きができるかどうか…
個人の裁量に振り回されないように、細部まで決定しておくことが必要です。
マニュアル化まとめ
- 仕事の質を均一化できる
- 抜けや漏れなどのミスを事前に防げる
- 自分のやるべき仕事に集中できる
無印良品では、38億円の赤字から最終的に186億円の黒字を達成。
- 業務の流れを明確化する
- 仕事の意味・目的を確認する
- どうすればいいのかを再現できるように作る
マニュアルを作成したことがある人ならわかると思いますが、実際に業務中で使用されるマニュアルを作成するのは簡単なことではありません。
それでも、マニュアルを作成した方が会社のためにもあなたのためにもなります。
マニュアルは、業務中の余計な手間を省き、本当に集中すべきものを明確にします。
ぜひ、時間をかけて作成に取り組んでみてください。
マニュアルなんてなくても困らないし、別にいらなくね？